< Decoder
Hogyan válik egy vállalatirányítási-rendszer közös nyelvé?
A gyors technológiai fejlődés és az elérhető információ mennyiségének hirtelen növekedése minden korábbinál nagyobb nyomást helyez a vállalatokra, hogy technológiai eszközzel támogassák üzleti folyamataikat. A folyamatok fejlesztését, stabilizálását és gyorsítását célzó, átfogó vállalatirányítási rendszerek bevezetése évtizedek óta velünk élő trend, amit a pandémiás helyzet okozta távoli munkavégzés csak tovább erősített. Nem meglepő ezáltal, hogy – a 2020-as Software Path által készített felmérés szerint – egy felhasználóra átlagosan 9 ezer dollárt költenek a cégek egy vállalatirányítási szoftver bevezetése során. Ijesztő eredmény ezzel szemben, hogy a bevezetett rendszereket átlagosan csak a munkavállalók 27%-a használja. Mindenkinek ismerős lehet a „sajnálom, de a rendszer nem tudja, nem ismeri” kifogás egy-egy mindennapi ügyintézés során. Egy rendszerbevezetéstől elvárt eredmény jellemzően a vállalati növekedés és a munkavégzés támogatása, illetve ezek mellett egyre nagyobb hangsúly helyeződik a hatékonyság növelésére. Azonban, hogy miért digitalizál egy vállalat, korábbi cikkünkben részletesebben is körbejártuk. Tapasztalatunk alapján a kulcskérdés most inkább a használhatóság, hogy a rendszer tényleg nem tudja az elvárt szerepet betölteni vagy a kezelői nem tudják hogyan kell őket hatékonyan használni? Ha évtizedek óta a vállalatirányítási rendszerekben látják a megoldást a cégek és a nagy technológiai szállítók, mégis miért ilyen alacsony ezek felhasználói elfogadottsága?
Kókai Péter és Hatvani Péter
Nézd meg miért használják mások! Lehet, hogy elsőre nem ezt vártad

Ha vállalatirányítási rendszert veszünk, akkor elsősorban üzleti folyamatokat vásárolunk, nagy valószínűséggel a munkatársak számára új fogalmakkal (beszerzési megrendelés, könyvelési bizonylat… stb.) és új feladatokkal.

A nagy szoftverfejlesztők által évtizedek óta fejlesztett megoldások a globális „hogyan csináljuk” közös nevezői, amelyek használata sok esetben felesleges többlet adminisztrációnak tűnik, ugyanakkor mindig van egy-egy olyan sajátosságunk, ahol fáj kompromisszumot kötnünk a közös nevező használatával. Az új folyamatokban egy új közös nyelvet kell megtanulnunk és be kell látnunk, hogy az ehhez és az új folyamatokhoz, új technológiához való alkalmazkodás rövid távon jelentős kihívást jelent a munkatársainknak.

A sikeres alkalmazáshoz el kell kötelezni magunkat a közös nevezőt jelentő megoldás mellett és nagyon óvatosan szabad csak a sajátosságainkhoz igazítani, hiszen így pont a sztenderd folyamatok támogatásában rejlő legnagyobb előnyt veszítjük el. Ha eldöntöttük, hogy alkalmazzuk a jól bevált gyakorlatokat, akkor sajátosságok fejlesztése helyett a változáskezelésre, a kollégák oktatására helyezzük a hangsúlyt!

Buzzword szótár:

ERP (Enterprise Resource Planning): vállalatirányítási-rendszer; a vállalat környezetére, belső működésére és a vállalat–környezet tranzakcióira vonatkozó információk koordinált és folyamatos beszerzését, feldolgozását, tárolását és szolgáltatását végző személyek, tevékenységek, valamint a funkciók ellátását lehetővé tevő hardver- és szoftvereszközök összessége.

BPR (Business Process Reengineering): valamennyi folyamat, feladat újragondolását követeli meg, beleértve az üzleti folyamatok radikális átalakítását

Data literacy: az a képesség, amely segítségével a rendelkezésre álló adatokból a vállalat számára is hasznos információ fogalmazódik meg.

Ismerd a vállalatodat! Különben nem fog megtérülni

Mivel a bevezetendő megoldás várhatóan a következő 5-7 évben velünk lesz, kiemelten fontos, hogy a közös nyelv megteremtéséhez egyértelmű fogalmi rendszert tudjunk alkotni. Jó, ha a vállalatirányítási rendszer kiválasztáskor már ismerjük a saját cégünket és tudjuk miről kell majd abban „beszélnünk”.

A testreszabhatóság titka nem a folyamatok egyedivé tételében, hanem az azokban használt, saját vállalatunkat leíró jellemzők (törzsadatok) pontos és zárt rendszerben, szigorúan alkalmazott kialakításában és karbantartásában rejlik. Legyünk biztosak abban, hogy ugyanarról beszélünk, amikor termékről beszélünk, ne a főkönyvi számlák nevében jelöljünk olyan információt, ami máshol egyébként is elérhető lenne.

Ha a folyamatokat tesszük egyedivé, a bevezetés fejlesztési költsége jelentősen növekedhet, a későbbi karbantartás bonyolultabbá válik, a bevezetés nehezen térül meg. Ráadásul futjuk a kockázatát annak, hogy eleve nem jól működő lépés sorozatot konzerválunk több évre.

Jó leíró jellemzőkkel és alaposan oktatott folyamati lépésekkel egyértelmű lesz a kollégáknak, hogy mikor miről beszélünk. Kétségtelen, ha nincs meg az egységes fogalmi rendszer, akkor el kell végeznünk a házi feladatot és rendet kell rakni, de ezt a rendszer bevezetéstől függetlenül kell megtennünk, az erre fordított idő és energia biztosan megtérül.

Buzzword szótár:

Data modell: azonos jellemzővel rendelkező információk logikai elemeit, kapcsolatait és a rajtuk végezhető műveletek meghatározását tartalmazza.

Master data: a rendszerek nem tranzakció jellegű alap-adatai, az üzleti folyamat leíró jellemzője.

Multidimensional database: szoftverrendszer, mely lehetővé teszi nagy mennyiségű adat hatékony és egyszerű tárolását, az adatok összekapcsolását és több jellemző mentén történő elemzését

Mérd fel honnan és hova akarsz eljutni! Különben csalódni fogsz

Merjünk nagyot álmodni, de fogadjuk el, hogy a teljes céget érintő folyamati és nyelvi átalakulás maraton, ami jó felkészültséget, kitartást és hosszú távot jelent. Ahogy a hosszútáv futásnál, itt se ugorjunk neki azonnal a könnyen sérüléssel járó hosszú kilométereknek. Ismerjük és merjünk szembenézni azzal, hogy jelenleg milyen képességekkel bírunk, milyen messze vagyunk a kitűzött céltól.

Fontos, hogy legyen tervünk az előttünk álló lépésekről, de a tervezés ne tartson sokáig, ne menjen a kis lépésekkel történő megvalósítás rovására. A nagy szállítók a nagy bevezetésekben érdekeltek, merjünk kérdezni, és megkérdőjelezni az azonnali előnnyel kecsegtető, saját helyzetünket ritkán figyelembe vevő értékesítési prezentációkat.

A tervezés során vegyük számításba, hogy a kiválasztott eszköz milyen feladatokat jelent a munkatársak számára a bevezetés és a használat során, mi az, amit meg tudunk (pl.: felhasználói oktatások) és mi az, amit meg kell oldanunk belső erőforrásból (pl. törzsadat listák kialakítása, betartatása).

Buzzword szótár:

Agile: a szervezet gyors és hatékony alkalmazkodó készsége

Roadmap: az üzleti jövőkép elérése érdekében meghatározott stratégiai lépések

Transformation: a szükséges változást támogatva és a kívánt cél elérése érdekében tervezett lépéssorozat megvalósítása a gondolkodásmód, a folyamatok és az eszközök megváltoztatásával.

MVP (minimum viable product): a leggyorsabban elkészíthető első működőképes prototípus

Legyen összeköthető más folyamatokkal! Különben cserélheted is le, amint bevezetted

Bár a nagy szállítók folyamatosan fejlesztenek, ők is versenyt futnak az idővel: nincs mindent tudó vállalatirányítási rendszer.

Az a legalább 5-7 év, amíg várhatóan velünk él az új rendszerünk a hihetetlen tempóban változó céges környezetben nehezen belátható időtávnak tűnhet. Az üzleti kihívások változnak, a kollégák jönnek és mennek, újabb és újabb beszállítókkal kell szorosabbra és lazábbra fűzni a kapcsolatunkat. Ezen felül fontos a felhasználói felület kezelhetősége, mert a munkatársak gyorsabban alkalmazkodnak egy számukra készült megoldáshoz. Az online elérhető szolgáltatások térnyerésével pedig egyre több helyről és helyre kell adatot kapnunk és adnunk.

A stabil, mégis rugalmas alapfolyamatokat a bevezetendő eszköz más rendszerekkel való összekapcsolhatósága biztosítja. A modern megoldások rendelkeznek egyszerűbb, programnyelvekkel elérhető, külső elérést biztosító felület (API-val), de a robosztus vállalati szerveren futó megoldásokat is össze lehet kapcsolni erre a célra szánt eszközökkel.

Az összekapcsolhatóságnak is alapfeltétele a közös nyelv, amin az egyes rendszerek kommunikálni tudnak és megértik egymást.

Buzzword szótár:

Rendszerintegráció: egymástól független komplex folyamatot magába foglaló megoldások összekapcsolása egységes definíciók mentén

ETL (Extract, transform, load): több forrásból származó adatok kinyerése, mozgatása és átalakítása

API (Application Programming Interface): egy szoftver vagy eszköz utasításkészletéhez hozzáférést biztosító felület

Tudd karbantartani! Különben nem lesz a tiéd

Legyen összeköthető más folyamatokkal! Különben cserélheted is le, amint bevezetted

Ha nem a megfelelő csapat számára készül, ha nincs meg a megfelelő kontroll a rendszer felett, ha hiányzik a szervezeten belüli szakértelem vagy oktatás és így nem a vállalat igényeit szolgálja az alkalmazott megoldás akkor már nem a cég programjáról beszélünk. A hirtelen, tűzoltást célzó követő megoldások csak bonyolultabbá teszik a rendszert, és nem a problémák keletkezési helyén (például a törzsadatok karbantartásával) javítanak a folyamatokon.

A bevezetés után fektessünk energiát a kialakított struktúrák betartásába, tereljük szabályozott mederbe, hogy ki, mikor és miért változtathat a kialakított közös nyelven. Végső esetben szankcionáljuk, ha a folyamatokban nem akkor és nem úgy keletkeznek az elvárt információk, ahogy azok a megfelelő működést támogatni tudnák.

Figyeljük a kollégák felhasználási mintáit, a legtöbb vállalatirányítási eszköz beépítetten követi nyomon, hogy ki, mikor, mit használ a rendszerben. Kérjük számon, ha nem úgy történnek a dolgok, ahogy vártuk, építsük be a tapasztalatokat a következő fejlesztési lépésbe.

Ha a testreszabás elkerülhetetlen (pl. nyelvi korlátok miatt), akkor válasszunk olyan eszközt, amiben akár a munkatársaink is könnyen eligazodnak a kialakítás során, és saját maguk is meg tudnak tenni apróbb módosításokat (pl. keresési feltételek használata).

Buzzword szótár:

Data governance: az adatok elérhetőségével, felhasználhatóságával, integritásával (és minőségével), biztonságával foglalkozó tevékenység

Data quality: az adatok hiányának, illetve valóságnak való megfelelésének mérőszáma

Metadata: a rendszereinkben tárolt adatokat leíró információ, jellemző

Low-code: nem, vagy csak minimális informatikai fejlesztői tudást igénylő megoldás

Hogyan alakítsuk ki a vállalat közös nyelvét a sikeres rendszerbevezetés vagy működés során?  Határozzuk meg miért van szükségünk egy megoldásra, mit tekintünk a vállalat elérhető adatvagyonának, milyen keretek, szabályok mentén tudjuk ezeket biztosítani és fogalmazzuk meg ezek jeltését. A Nexwitnél mi is így teszünk partnereink támogatása során.

Amennyiben kérdésed merült fel cikkünk kapcsán, vagy tudunk segíteni a meghatározásban. Fordulj hozzánk bizalommal és kezdjünk el beszélgetni.

Linkgyűjtemény:

  1. https://softwarepath.com/guides/erp-report
  2. https://financesonline.com/erp-statistics/
  3. https://www.itbusiness.hu/archive/fooldal/rss_3/Az_ERP_bevezetes_9_gyakori_hibaja
  4. https://stylers.hu/a-vallalati-digitalis-transzformacio-nyomaban/

Decoder e-mailben

Segítünk tartani a tempót az információs kor  változásaival. Havi rendszerességű hírlevelünkben kollégáink digitalizációhoz kapcsolódó gondolatairól és projektjeinkről olvashatsz. Nem maradsz le a következő időszak eseményeiről sem .

E-mail címét biztonságosan tároljuk, és soha nem osztjuk meg harmadik felekkel.További részletekért kérjük, olvassa el adatvédelmi szabályzatunkat. Nextwit adatvédelmi szabályzat

Sikeresen felíratkoztál a decoderre!
Hiba történt, kérlek próbáld újra.
Neked hogyan tud segíteni a digitalizáció?
Írj nekünk
hello@nextwitservices.com
Hívj minket
+36 30 612 3243